Pernah mengalami? Pesanan sedang melonjak, pelanggan terus mengirim chat, tapi begitu mengecek stok di sistem malah muncul tulisan 'barang habis' padahal baru saja memesan barang masuk tidak lama lalu. Di sisi lain, sebagian toko justru menghadapi masalah sebaliknya, yaitu memesan barang terlalu banyak untuk ditimbun sampai modal mengendap di rak selama berbulan-bulan.
Kedua hal ini berakar dari sumber yang sama, yaitu Anda belum tahu 'kapan harus memesan barang masuk' dan 'berapa banyak stok cadangan yang harus disisihkan'. Artikel ini akan mengajak Anda mengenal cara menghitung Reorder Point dan Safety Stock dengan cara yang bisa langsung Anda ikuti dengan kalkulator.
Mengapa 'menebak-nebak' membuat toko Anda merugi
Memesan barang berdasarkan perasaan (melihat hampir habis lalu memesan) terdengar fleksibel, tapi sebenarnya membuat Anda kehilangan uang secara diam-diam melalui 2 cara.
- Barang habis (Stockout): kehilangan penjualan yang seharusnya didapat, pelanggan lari ke toko pesaing, dan yang lebih menyakitkan adalah skor toko dan peringkat visibilitas di platform menurun.
- Barang berlebih (Overstock): modal mengendap pada barang, harus membayar biaya penyimpanan gudang, dan berisiko barang kedaluwarsa atau ketinggalan tren.
Solusinya adalah beralih dari menebak menjadi angka yang bisa dihitung, yang terdiri dari 2 angka yang harus Anda kenali.
Kenali 2 angka inti: Safety Stock dan Reorder Point
| Angka | Apa itu |
|---|---|
| Safety Stock (stok cadangan) | Stok untuk berjaga-jaga keadaan darurat, mengantisipasi kejadian tak terduga seperti lonjakan penjualan mendadak atau pemasok mengirim terlambat. |
| Reorder Point (titik pemesanan ulang) | Tingkat stok yang begitu tersentuh, Anda harus segera memesan barang masuk, bukan menunggu sampai habis. |
Sederhananya, Safety Stock adalah bantalan penyangga, sedangkan Reorder Point adalah sinyal peringatan untuk mulai memesan.
Rumus menghitung Safety Stock
Rumus dasar yang benar-benar bisa digunakan untuk sebagian besar toko adalah
Safety Stock = (Penjualan maksimum per hari × Lead Time maksimum) − (Penjualan rata-rata per hari × Lead Time rata-rata)
Istilah Lead Time adalah rentang waktu sejak Anda menekan tombol pesan barang hingga barang tiba di gudang siap dijual.
Mari lihat contoh SKU kaus TS-WHITE-M
- Penjualan rata-rata 20 potong/hari, hari terlaris 35 potong/hari
- Lead Time rata-rata 5 hari, terlama 8 hari
Masukkan nilai: (35 × 8) − (20 × 5) = 280 − 100 = 180 potong
Artinya Anda sebaiknya memiliki cadangan kaus model ini sebanyak 180 potong sebagai bantalan pengaman.
Rumus menghitung Reorder Point
Setelah mendapatkan Safety Stock, mencari Reorder Point pun sangat mudah
Reorder Point = (Penjualan rata-rata per hari × Lead Time rata-rata) + Safety Stock
Gunakan angka kaus TS-WHITE-M yang sama: (20 × 5) + 180 = 280 potong
Artinya setiap kali stok tersisa 280 potong, Anda harus segera memesan barang putaran baru karena selama menunggu barang 5 hari, Anda akan menjual sekitar 100 potong lagi, dan masih tersisa Safety Stock 180 potong untuk mengantisipasi jika barang datang terlambat atau penjualan lebih laris dari biasanya.
Kerangka tabel Excel yang bisa langsung Anda salin pakai
Anda tidak perlu menekan kalkulator untuk setiap SKU. Susun kolom di Excel atau Google Sheets seperti ini, lalu masukkan rumus sekali saja.
| Kolom | Contoh nilai |
|---|---|
| A: SKU | TS-WHITE-M |
| B: Penjualan rata-rata/hari | 20 |
| C: Penjualan maksimum/hari | 35 |
| D: Lead Time rata-rata | 5 |
| E: Lead Time maksimum | 8 |
Setelah itu masukkan rumus di sel berikutnya
- Safety Stock (F):
=(C2*E2)-(B2*D2) - Reorder Point (G):
=(B2*D2)+F2
Tarik rumus ke bawah hingga lengkap untuk semua SKU, maka Anda akan memiliki tabel pengingat pemesanan barang untuk seluruh toko dalam satu lembar.
Ketika SKU semakin banyak, Excel mulai kewalahan
Rumus-rumus ini memang akurat, tapi punya kelemahan yaitu ia diam mengikuti nilai yang Anda isikan. Dalam kehidupan nyata, penjualan rata-rata berubah setiap minggu, terlebih pada masa kampanye besar atau festival diskon, penjualan bisa melonjak berkali-kali lipat, sehingga Reorder Point yang dihitung bulan lalu sudah tidak bisa dipakai lagi. Dan jika Anda memiliki ratusan SKU, mengejar pembaruan manual setiap item hampir mustahil.
Inilah titik di mana sistem fulfillment seperti Flash Fulfillment hadir membantu meringankan, karena ketika stok Anda berada di gudang yang terhubung dengan data penjualan nyata, sistem akan
- melihat penjualan dan tingkat stok secara real-time, tanpa perlu menghitung manual
- memberi peringatan ketika SKU mana pun menyentuh Reorder Point agar Anda bisa memesan barang tepat waktu
- memiliki Lead Time internal yang singkat dan bisa diprediksi, membantu mengurangi Safety Stock yang harus disisihkan = modal mengendap lebih sedikit
Sederhananya, Anda tetap menjadi pengambil keputusan, tapi sistem membantu memantau angka untuk Anda.
Ringkasan poin penting
- Safety Stock adalah bantalan pencegah barang habis, dihitung dari selisih antara kasus terburuk dan kasus normal.
- Reorder Point adalah sinyal yang memberitahu bahwa sudah waktunya memesan barang, sebelum stok menyentuh Safety Stock.
- Mulailah dari Excel sesuai kerangka di atas, lalu beralih menggunakan sistem ketika SKU semakin banyak.
- Jangan lupa meninjau angka penjualan rata-rata dan Lead Time secara berkala, terutama menjelang masa kampanye besar.
Jika toko Anda mulai memiliki SKU yang begitu banyak hingga mengelola stok secara manual mulai terlalu berat, cobalah pelajari lebih lanjut bagaimana penataan sistem gudang dan fulfillment dapat membantu agar angka Reorder Point bekerja menggantikan Anda, sehingga Anda punya lebih banyak waktu untuk fokus pada penjualan.
Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ)
Jika pemasok mengirim barang sangat tidak menentu, apa yang harus dilakukan?
Semakin berfluktuasi Lead Time, semakin Anda perlu menggunakan nilai Lead Time maksimum yang pernah benar-benar Anda alami dalam rumus Safety Stock untuk mengantisipasi kasus terburuk, serta pertimbangkan mencari pemasok cadangan satu lagi untuk menyebarkan risiko.
Apa perbedaan singkat antara Reorder Point dan Safety Stock?
Safety Stock adalah 'jumlah yang disisihkan' untuk berjaga keadaan darurat, sedangkan Reorder Point adalah 'tingkat stok yang harus mulai dipesan', di mana Reorder Point sudah mencakup Safety Stock di dalamnya ditambah dengan jumlah yang akan terjual selama menunggu barang.
Seberapa sering sebaiknya menghitung ulang nilai-nilai ini?
Disarankan meninjau setidaknya sebulan sekali, dan meninjau secara khusus menjelang masuk masa festival diskon atau kampanye besar, karena penjualan rata-rata per hari biasanya berubah jauh dari sebelumnya.
Saya punya ratusan SKU, menghitung satu per satu tidak sanggup, bagaimana caranya?
Mulailah dengan menyusun prioritas, hitung SKU yang laris dan berkeuntungan tinggi lebih dulu. Untuk jangka panjang, sebaiknya gunakan sistem yang menarik data penjualan dan stok untuk dihitung secara otomatis, seperti sistem gudang dan fulfillment yang memberi peringatan titik pemesanan secara mandiri.
